In Ausnahmefällen (!) sinnvoll
Als “Sammel-Belegversand” kann man es bezeichnen, wenn mehrere kleine Artikel von unterschiedlichen Belegempfängern in einem einzigen tango-Thema versammelt sind. In den Themeneigenschaften sind dann die GP-IDs aller beteiligten Belegempfänger eingetragen. Diese erhalten dann später eine automatische Beleg-E-Mail mit der Überschrift des Hauptartikels in diesem “Sammel-Thema”.
Beispiel 1:
- DDS: Zulieferforum
Was muss man beachten?
- Die Hierarchie muss stimmen: Es braucht einen (Pro-Forma-)Hauptartikel!
- Der Hauptartikel muss im Layout platziert sein (notfalls auch unsichtbar auf der Montagefläche). Das heißt umgekehrt: Ein roter Punkt am Hauptartikel deutet auf einen späteren Fehler hin! (Nicht-platzierte Artikel werden in der Verarbeitung ignoriert, weil die Funktion für den Heft-Belegversand programmiert wurde. Dabei ist es gewünscht, dass z.B. reine Online-Artikel “herausfallen” oder gar Meldungen, die kurzfristig aus dem Layout genommen wurden, um Platz für ein Inserat zu machen…)
Beispiel 2:
- CAV: Top-Produkt
Welchen großen Nachteil hat diese Methode?
Die Adressen und GP-ID der Belegempfänger “hängen” am Thema, sind also dort in den Eigenschaften und Attributen gespeichert. Von dort werden diese Infos auf alle im Thema liegenden Hauptartikel übertragen. Das heißt, Themenordner und Artikel sollten immer eine Einheit bilden, damit es bei dieser Methode nicht zu Fehlern kommt.
Genau dafür gibt es ja die Grundregel, dass wir pro “redaktionellem Vorgang” jeweils einen eigenen Themenordner anlegen und darin den zugehörigen Artikel u.a. Material (auch für kurze Meldungen). Nur so ist es problemlos möglich, einzelne Beiträge in andere Ausgaben oder Publikationen zu übertragen. (gerade für kurze Meldungen)
Bei der Methode “Sammel-Belegversand” ist das Verschieben von Artikeln in andere Ausgaben sehr fehleranfällig!
Falls ein einzelner Artikel verschoben oder ausgetauscht werden soll, dann muss man genau darauf achten, welcher Geschäftspartner denn zu diesem Artikel “gehört”, um dann genau dessen GP-ID aus den Attributen des alten Themas zu löschen und im neuen Thema eintragen. Das ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Der betroffene Artikel, Bild und ggf. internes Material muss dann ebenfalls vom ehemaligen Themenordner in den neuen verschoben werden.